Dernière mise à jour : 12 juin 2023
Nous traitons un certain nombre de vos données à caractère personnel principalement afin d’exercer nos missions légales et de vous aider au mieux dans le cadre de votre plainte à l'égard d’un service public fédéral ou de votre signalement en tant que lanceur d'alerte.
Nous utilisons vos données à caractère personnel en conformité avec le règlement européen général sur la protection des données (RGPD), la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel et d'autres dispositions en matière de protection des données.
1. Quelles données traitons-nous et pourquoi ?
Nous traitons des données à caractère personnel uniquement si nous disposons d’une base juridique pour le faire. Dans la plupart des cas, le traitement des données s’effectue dans le cadre de nos missions définies dans la loi du 22 mars 1995 instaurant des médiateurs fédéraux, dans la loi du 8 décembre 2022 relative au signalement d'une atteinte à l'intégrité dans le secteur public fédéral et dans la loi du 28 novembre 2022 sur la protection des personnes qui signalent des violations dans le secteur privé.
Votre demande d'information ou plainte en tant que citoyen
Dans le cadre d'une demande d'information ou d'une plainte à l'égard d'un service public fédéral en tant que citoyen, nous pouvons traiter ces données :
- données d'identification telles que votre nom, votre prénom ou votre numéro de registre national ;
- coordonnées telles que votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail ou votre adresse postale ;
- données relatives à votre profession ou à votre emploi ;
- éventuellement d’autres données comme des données médicales ou des données relatives à des infractions pénales.
Nous recevons ces données de votre part, de votre représentant et/ou d’un service public fédéral à l'égard duquel vous avez introduit une plainte. Après avoir traité votre demande d'information ou votre plainte, nous conservons vos données pendant cinq ans.
Votre signalement en tant que lanceur d'alerte
Dans le cadre d'un signalement d'atteinte à l'intégrité ou de violation de la législation en tant que lanceur d'alerte, nous pouvons traiter ces données :
- données d'identification telles que votre nom ou votre prénom ;
- coordonnées telles que votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail ou votre adresse postale ;
- données relatives à votre profession et à votre emploi ;
- éventuellement des données médicales ou des données relatives à des infractions pénales.
Nous recevons ces données de votre part ou de votre représentant. Après avoir traité votre signalement, nous conservons vos données encore pendant 10 ans. Si votre signalement concerne une atteinte à la législation dans une entreprise, nous conservons vos données jusqu’à la fin de votre relation contractuelle après ce délai de 10 ans.
Par exception, nous ne conservons vos données à caractère personnel que pour la durée de l’enquête, à moins que cela ne soit nécessaire :
- dans le cadre de procédures disciplinaires ou judiciaires. Dans ce cas, nous les conservons jusqu'à la fin d'une éventuelle procédure d'appel ;
- à des fins de protection contre des représailles.
Collaboration avec d'autres organisations
Dans le cadre de notre communication ou de notre collaboration avec d'autres organisations (conférence ou événement), nous pouvons partager ces données avec le co-organisateur :
- données d'identification telles que votre nom et votre prénom ;
- coordonnées telles que votre adresse e-mail ;
- données relatives à votre profession et à votre emploi ;
- d'autres informations concernant, par exemple, une visite, un événement ou une collaboration.
Nous recevons ces données de votre part, en tant que visiteur ou participant à un événement ou à une collaboration, et/ou de votre représentant ou d'une personne de contact. Nous les conservons pendant un an.
Une question ou une demande concernant vos droits (DPO)
En tant que citoyen ou lanceur d'alerte, vous pouvez nous contacter pour exercer vos droits sur vos données à caractère personnel. Dans ce cadre, nous pouvons traiter ces données :
- données d'identification telles que votre nom, votre prénom ou votre numéro de registre national ;
- coordonnées telles que votre numéro de téléphone ou votre adresse e-mail ;
- données relatives à votre profession et à votre emploi ;
- éventuellement des données médicales ou des données relatives à des infractions pénales.
Nous recevons ces données de votre part, de votre représentant et/ou du service public fédéral. Après avoir traité votre question ou votre demande, nous conservons vos données pendant un an.
Pour traiter au mieux votre dossier, nous vous demandons certaines informations à caractère personnel, telles que votre nom, votre prénom, vos coordonnées, des renseignements sur votre plainte ou votre signalement... Ces informations peuvent contenir des données sensibles telles que des données médicales ou judiciaires.
2. Comment utilisons-nous vos données et avec qui nous les partageons ?
Confidentialité des données
Nous avons accès aux données que vous nous transmettez et qui sont nécessaires pour le traitement de votre dossier (demande d’information, plainte ou signalement). Nous les traitons de manière confidentielle et nous sommes tenus au secret professionnel, comme le prévoit l’article 16 de notre loi.
Partage de données
Dans le cadre du traitement de votre dossier, nous pouvons être amenés à partager vos données à caractère personnel à une personne qui vous représente (avocat, mandataire…) ainsi qu’à un(des) service(s) public(s) fédéral(aux) ou un(des) coordinateur(s) de plaintes. Nous avons conclu des protocoles de collaboration avec les services publics fédéraux notamment à cet effet. Nous vous informerons toujours du partage de vos données.
Lorsque nous examinons un signalement d’atteinte à l’intégrité et que nous menons une enquête, nous pouvons être amenés à partager vos données à caractère personnel avec le fonctionnaire dirigeant de l’organisme du secteur public fédéral concerné par le signalement, son ministre responsable ou l’organe le plus élevé. Nous avons conclu des protocoles de collaboration avec les organismes publics fédéraux notamment à cet effet.
Lorsque nous examinons un signalement de violation de la législation dans une entreprise, nous pouvons être amenés à transmettre votre signalement, qui contient vos données à caractère personnel, à l’autorité compétente qui sera chargée de mener elle-même l’enquête. Nous avons conclu des protocoles de collaboration avec ces autorités compétentes notamment à cet effet.
Nous pouvons également être amenés à transmettre un signalement d’atteinte à l’intégrité ou de violation de la législation au procureur du Roi.
Lorsque nous examinons une plainte pour représailles d’un lanceur d’alerte, nous sommes amenés à partager vos données à caractère personnel avec le fonctionnaire dirigeant, le ministre de tutelle ou l’organe de gestion de l’organisme public fédéral ou avec le plus haut dirigeant de l’entreprise concernée.
Transfert de données
Lorsque nous ne sommes pas compétents pour traiter votre plainte, mais bien un autre médiateur ou ombudsman, nous sommes tenus légalement de lui transmettre votre plainte ainsi que vos données à caractère personnel. Cette obligation est reprise à l'article 9 de notre loi.
Lorsque ni nous ni un autre médiateur ou ombudsman n’est compétent pour traiter votre dossier, nous vous communiquons les coordonnées du service de plaintes ou de tout autre service qui pourra au mieux vous aider. Ce n’est qu’à votre demande expresse que nous transmettons votre dossier et vos données à ce service.
Lorsque nous ne sommes pas compétents pour traiter votre signalement, mais bien une autre autorité compétente, nous sommes tenus légalement de lui transmettre votre signalement ainsi que vos données à caractère personnel. Cette obligation est reprise à l'article 14 §3 de la loi du 8 décembre 2022 (secteur public fédéral) et à l'article 14 §3 de la loi du 28 novembre 2022 (secteur privé).
Nous organisons parfois des événements ou conférences en collaboration avec d'autres organisations. Si vous y participez, vous devrez nous communiquer certaines de vos données lors de votre inscription et elles pourront être transmises au coorganisateur. Nous vous en informerons toujours, par exemple lors de votre inscription.
En principe, les données à caractère personnel que vous nous communiquez dans le cadre d'une question ou d'une demande relative à vos droits ne sont pas transmises à d'autres organisations, sauf si l'Autorité de protection des données nous le demande.
Certaines situations exceptionnelles exigent de transmettre vos données à une autorité d'un pays en dehors de l’Union européenne. C’est le cas, par exemple, lorsqu'un médiateur non européen est compétent pour examiner votre dossier ou lorsqu'un plaignant ne vit pas au sein de l’Union européenne. Nous nous appuyons alors sur l'intérêt général car le transfert des données est nécessaire pour exercer nos missions légales. Dans tous les cas, nous vous demanderons l'autorisation de transmettre votre dossier en dehors de l’Union européenne.
Publications
Dans nos publications, nous ne divulguons jamais l'identité des personnes qui ont fait appel à nos services. Nos publications contiennent des statistiques rendues anonymes sur le nombre de plaintes et de demandes d'information que nous avons reçues pendant l’année, leur recevabilité, le délai de leur traitement... Nous ne publions aucune donnée à caractère personnel.
Nos rapports, recommandations et autres publications telles que les actualités sur le site internet, les brochures à destination du citoyen et les communiqués de presse contiennent des histoires vécues inspirées de plaintes. Elles illustrent les problématiques sur lesquelles nous travaillons et elles contiennent toujours des noms et prénoms fictifs. Dans ces histoires, nous veillons également à ce que les personnes qui ont fait appel à nos services ne puissent pas être identifiées.
3. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?
Conformément au règlement européen général sur la protection des données (RGPD), vous avez le droit de consulter vos données à caractère personnel, d’en demander une copie, de les faire rectifier, de limiter leur traitement, de vous opposer à leur traitement ou de les supprimer. En fonction du type de traitement des données et de la base juridique sur laquelle il repose, ces droits peuvent ou non s’appliquer.
Vous disposez également du droit d’introduire un recours en justice si vous estimez que vos droits en matière de traitement de vos données à caractère personnel ont été violés.
Il existe également des restrictions légales à certains droits des personnes concernées, par exemple pour garantir la confidentialité.
4. Comment nous contacter à propos de votre vie privée ?
Avez-vous une question sur le traitement de vos données à caractère personnel ? Souhaitez-vous exercer un de vos droits ? Contactez notre délégué à la protection des données (DPO) :
dpo@mediateurfederal.be
Médiateur fédéral
Délégué à la protection des données
Rue de Louvain 48 bte 6
1000 Bruxelles
Si vous nous contactez pour exercer un de vos droits, nous vous répondrons dans un délai d’un mois après réception de votre demande. Il se peut toutefois que votre demande requiert plus de temps (jusqu’à maximum 3 mois). Dans ce cas, nous vous en communiquons les raisons dans le mois.
Veuillez indiquer clairement quel droit vous souhaitez exercer et, éventuellement, préciser le dossier et les données concernées. L'exercice de vos droits dépend du type de traitement des données et de la base juridique sur laquelle il repose.
Nous souhaitons au mieux vous aider. Si, toutefois, vous n’êtes pas satisfait de notre intervention relative à vos données à caractère personnel, vous pouvez introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données.